KI-Funktionalitäten im Octopus Dashboard

Octopus erweitert die Verarbeitung, Prüfung und Publikation strukturierter Inhalte um nützliche KI-gestützte Funktionen. Die KI ist dabei kein losgelöster Chatbot, sondern arbeitet direkt auf den Daten, die in Octopus ohnehin vorliegen: 

• OCF-Pakete
• XML-Inhalte
• Metadaten
• Bilder
• Backlist-Bestände und 
• Produktionsdaten.

Ziel der KI-Anwendungen:

• Unterstützung von Verlagen und anderen publizierenden Organisationen in konkreten Arbeitsprozessen, wie Herstellung, Redaktion, Marketing, Vertrieb, Support und Wissensmanagement
• Autorinnen und Autoren erhalten schneller belastbare Vorschläge, Übersichten und Antworten.

Wie bei allen Octopus-Funktionalitäten gilt: Publikationsdaten bleiben geschützt. Inhalte werden nicht an OpenAI oder andere (große) Tech-Konzerne übertragen. Die Verarbeitung kann lokal, auf eigenen Servern, im Haus, in kontrollierten Infrastrukturen und unter den Sicherheitsvorgaben der Organisation erfolgen.

Das ist besonders wichtig, weil es um Manuskripte, Backlist-Bestände, Metadaten, interne Produktionsdaten und teilweise noch unveröffentlichte Inhalte geht. Octopus ist darauf ausgelegt, KI-Unterstützung mit höchster Datensicherheit zu verbinden: keine unkontrollierte Weitergabe, keine offene Nutzung sensibler Inhalte, kein Abfluss von Daten oder Wissen und keine Gefahr durch fremde Trainings- oder Plattformprozesse.

Was das konkret bedeutet:

• Die Organisation behält die Kontrolle über Speicherorte, Zugriffe, Schlüssel und Verarbeitungswege.
• Inhalte müssen nicht an OpenAI oder andere große externe KI-Plattformen übertragen werden.
• Die Funktionen sind lokal ausführbar und auf eigenen Servern installierbar.
• KI-Ergebnisse sind Vorschläge und werden erst nach autorisierter Prüfung übernommen.
• Auch unveröffentlichte Inhalte, interne Metadaten und Backlist-Bestände bleiben geschützt.

Damit verbindet Octopus KI-Unterstützung mit den Anforderungen professioneller Publikationsprozesse: strukturierte Daten, nachvollziehbare Quellen, kontrollierte Freigabe und Datenschutz.

Die KI-Funktionen in Octopus sind eng mit den vorhandenen Publikationsprozessen verbunden. Einige Funktionen sind direkt im Octopus Dashboard sicht- und bearbeitbar, zum Beispiel die Generierung und Prüfung von Alt-Texten. Andere Funktionen laufen als Hintergrunddienst oder werden an der passenden Stelle im Workflow angeboten, etwa bei Metadaten, Teasertexten, RAG-Abfragen oder Übersetzungsvorschlägen.

Wichtig ist dabei: Octopus erzeugt Vorschläge. Die fachliche und redaktionelle Entscheidung bleibt bei der Organisation! Texte, Metadaten und Antworten können geprüft, gekürzt, angepasst, freigegeben oder verworfen werden.

Typische KI-Funktionen in Octopus:

• Vorschläge für Alt-Texte und Bildbeschreibungen
• Teaser, Kurzbeschreibungen, Stichworte und Zielgruppenhinweise
• Generierung und Ergänzung strukturierter Metadaten
• Recherche- und RAG-Systeme über einzelne Titel, Titelgruppen oder ganze Bibliotheken
• Fragen und Antworten mit Quellenbezug aus ausgewählten Publikationsinhalten
• Übersetzungsvorschläge und Sprachvarianten für einzelne Textabschnitte

Diese KI-Funktionen im Octopus Dashboard werden im Folgenden näher beschrieben:

• Teaser, Beschreibungen und Metadaten
• Alt-Texte für Barrierefreiheit
• RAG- und Recherche-Systeme für Bibliothek und Backlist
• Übersetzungen und Sprachvarianten
• Kontrolle und Konfiguration

Für Marketing, Vertrieb und Produktkommunikation sind gute Kurztexte oft der erste Engpass. Aus vorhandenen Publikationsdaten kann Octopus Vorschläge für Teaser, Produktbeschreibungen, Katalogtexte, Schlagworte, Zielgruppenansprache und strukturierte Metadaten erzeugen.

In dem folgenden Video zeigt Manuel Montero, wie man mit dem Octopus Dashboard Teaser-Texte und Zusammenfassungen per KI generieren kann:

Ein typischer Anwendungsfall ist die Marketingabteilung: Für Website, Newsletter, Katalog, Shop, Vorschau oder Kampagnenplanung werden schnell verwertbare Inhalte benötigt. Statt für jede Kurzbeschreibung sofort Autorinnen und Autoren oder Lektorat anzufragen, liegen bereits Vorschläge im Octopus Dashboard vor. Diese können geprüft, gekürzt, angepasst und anschließend freigegeben werden.

Anwendungsfälle:

• Produkttexte für Websites, Shops und Vorschauen vorbereiten
• Kurzbeschreibungen für Kataloge, Newsletter und Vertriebsmaterial ableiten
• Schlagworte und Zielgruppenhinweise als Ausgangspunkt für Marketing und Redaktion erzeugen
• Metadaten-XML aus vorhandenen OCF- und XML-Inhalten vorbereiten
• Vorhandene Metadaten mit bibliografischen Quellen wie DNB/MARC21 kombinieren

Für die Herstellung sind Alt-Texte für Abbildungen essenziell. Das Octopus Dashboard gibt einen Überblick, welche Bilder bereits beschrieben sind und welche Alternativtexte noch fehlen. Für fehlende Alt-Texte können automatisch Vorschläge erzeugt werden. Wenn gewünscht, lassen sich diese nach Prüfung übernehmen und in den Produktionsbestand einpflegen.

Die Alt-Texte können nicht nur auf Deutsch, sondern auch in anderen Sprachen generiert werden. Im Dashboard lassen sich dafür zentrale Vorgaben hinterlegen, zum Beispiel gewünschte Sprache, maximale Länge, Detailgrad, Tonalität, Umgang mit dekorativen Bildern und Kennzeichnung automatisch erzeugter Beschreibungen.

Dadurch wird aus einer aufwendigen manuellen Kontrolle ein nachvollziehbarer Produktionsschritt: Fehlstellen werden sichtbar, Vorschläge bleiben prüfbar und vorhandene redaktionelle Alt-Texte werden geschützt.

Funktionen:

• Erkennung von Bildern ohne Alt-Text im OCF-Paket
• Vorschläge für kurze, sachliche und barrierefreie Bildbeschreibungen
• Generierung in verschiedenen Sprachen
• Voreinstellbare Länge, Detailgrad, Tonalität und Sprachvorgaben
• Optionale Kennzeichnung generierter Texte, zum Beispiel mit "KI generiert"
• CSV-Export für Abstimmung, Review oder Qualitätssicherung
• Kontrollierte Übernahme der Vorschläge in den Produktionsprozess

Recherche-Systeme und RAG-Funktionen sind für viele Abteilungen nützlich: Redaktion, Marketing, Vertrieb, Support, Herstellung, Dokumentation sowie Autorinnen und Autoren können mit Publikationsinhalten arbeiten, ohne die Inhalte manuell durchsuchen zu müssen.

Mit Octopus kann man nicht nur mit einem einzelnen Buch "sprechen", sondern auch mit einer gesamten Bibliothek oder mit der Backlist. Ebenso lassen sich mehrere Bücher gezielt zu einem Arbeitskorpus verknüpfen. Antworten werden dann nur aus diesen ausgewählten Inhalten erzeugt und bleiben dadurch fachlich eingegrenzt.

Anwendungsfälle:

• Fragen an einzelne Bücher, Buchreihen oder thematische Sammlungen stellen
• Backlist-Bestände für neue Produkte, Dossiers oder Kampagnen auswerten
• Redaktionelle Recherche mit Quellenbezug beschleunigen
• Support- und Service-Antworten aus freigegebenen Inhalten ableiten
• Autorinnen und Autoren gezielt mit vorhandenen Verlagsinhalten arbeiten lassen
• Mehrere Titel zu einem geschlossenen Recherche-Korpus verbinden

Für Übersetzungen und Sprachvarianten arbeitet Octopus mit strukturierten, automatisierten Übersetzungsprozessen. Wir kombinieren dafür unsere Publikations- und XML-Workflows mit Machine Translation, geregelten Verarbeitungsschritten und kontrollierter Rückführung in die jeweiligen Ausgabeformate. In diesem Bereich arbeiten wir eng mit dem Content Delivery Service (CDS)-Anbieter c-rex.net zusammen.

Inhalte werden aus den jeweiligen Quellen übernommen, für die Übersetzung vorbereitet, maschinell übersetzt und anschließend wieder in die Publikations- und Ausgabestrecken eingebunden. Der Ansatz passt besonders gut zu OCF-Paket-, XML- und Metadaten-basierten Workflows, weil Struktur, Quellenbezug und Weiterverarbeitung erhalten bleiben.

Übersetzung wird dabei nicht als einzelner KI-Aufruf verstanden, sondern als integrierbarer Prozess für strukturierte Publikationsdaten. So können Sprachfassungen automatisiert vorbereitet, nachvollziehbar weiterverarbeitet und in bestehende Produktions-, Prüf- und Ausgabestrecken eingebunden werden.

Anwendungsfälle:

• Vollautomatische Übersetzung von Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen mit Machine Translation
• Verknüpfung einzelner Übersetzungs-, Prüf- und Konvertierungsschritte zu automatisierten Pipelines
• Vorbereitung strukturierter Inhalte für Übersetzungsworkflows, zum Beispiel aus XML- oder OCF-Daten
• Metadaten, Kurztexte, Beschreibungen und Publikationsinhalte für andere Sprachfassungen vorbereiten
• Mehrsprachige Publikationsprozesse in Redaktion, Herstellung und Ausspielung unterstützen
• Sprachfassungen nachvollziehbar in bestehende Publikations- und Ausgabeprozesse zurückführen

KI-Funktionen im Octopus Dashboard sind für Admins individuell konfigurierbar. Dazu gehören Einstellungen für: 

• Sprachmodelle
• Software-Keys
• Sprachen
• Ausgabeformate
• Alt-Text-Regeln
• Metadatenpfade
• Vorgaben zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte. 

Bei Alt-Texten können unter anderem Länge, Detailgrad, Tonalität, Sprachliste und die Behandlung dekorativer Bilder voreingestellt werden. Dadurch lassen sich die Funktionen an die Anforderungen einzelner Verlage, Fachabteilungen und Produktionsstrecken anpassen.