Strukturiertes Word als Input-Format
Word-Dateien (docx-Format) können auf zwei verschiedene Arten Input einer Octopus-Transformation sein: entweder „unstrukturiert“, d.h. irgendwelche, egal wie formatierte Word-Dateien, oder „strukturiert“, d.h. via Auszeichnung mit speziellen Octopus-Word-Formatvorlagen.
Zusätzlich zu dem festen Satz an Octopus-Formatvorlagen können weitere, kundenspezifische Formatvorlagen angelegt (= Octopus-Extension-Formatvorlagen) und für die gewünschten Ausgabeformate umgesetzt werden, was wir als generische Erweiterungen bezeichnen.
Generische Erweiterungen ohne Programmieraufwand
Die Nutzung der generischen Erweiterungen erfordert keine Programmierkenntnisse. Dank der benutzerfreundlichen Struktur von Octopus können Anpassungen und Erweiterungen im Word einfach vorgenommen werden. Funktionen wie die Anpassung von Layouts, die Erweiterung von Textboxen oder die Integration zusätzlicher Informationen sind ohne tiefgehende technische Kenntnisse umsetzbar.
Vorteile der generischen Erweiterungen:
- Formatübergreifende Verfügbarkeit: Die Erweiterungen sind in allen unterstützten Formaten nutzbar.
- Keine Programmierung erforderlich: Einfache Bedienung spart Zeit und Ressourcen.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Inhalte können schnell und unkompliziert angepasst werden.
- Effiziente Workflows: Prozesse werden optimiert, was die Produktivität steigert.
Beispiele für generische Erweiterungen:
- Individuelle inzeilige Formate: Hervorhebung von Wörtern oder Phrasen durch benutzerdefinierte Schriftarten, Farben oder Stile in Word oder InDesign.
- Benutzerdefinierte Absatzformate: Strukturierung von Dokumenten mit eigenen Absatzformaten, die beispielsweise in Word oder InDesign für einheitliche Layouts verwendet werden können.
- Individuell gestaltete Tabellenformatvorlagen
- Vielseitige Textboxentypen: Erstellung von Boxen für Zitate, Hinweise oder wichtige Informationen, die flexibel in Programmen wie Word oder InDesign eingesetzt werden können, um Inhalte visuell ansprechend zu gestalten.
- Spezielle Medienboxentypen: Erstellung von Boxen zum Abspielen von Audio- und Video-Dateien in den jeweiligen Ausgabeformaten.
Die generischen Erweiterungen von Octopus bieten eine flexible und effiziente Lösung für die Verarbeitung und Anpassung von Dokumenten in verschiedenen Formaten.
Octopus-Prüf-Tool für Datenqualität
Octopus verfügt über ein leistungsfähiges Tool zur Validierung und Prüfung von Word- (und InDesign-)Dokumenten sowie zur Generierung einer Mapping-basierten XML-Ausgabe. Es wurde entwickelt, um die Qualität und Konsistenz redaktioneller Prozesse zu verbessern und bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Prüfung und Optimierung von Dokumenten.
Welche Features hat das Prüf-Tool?
Erweiterte Funktionalität
Als Teil von Octopus nutzt das Tool Technologien wie XML-Grammatiken, Schematron und Spezialprüfungen (z.B. Verweisprüfungen auf Webseiten), um eine noch tiefere und präzisere Analyse von Dokumenten zu ermöglichen.
Strukturprüfung auf höchstem Niveau
Die Strukturprüfung stellt sicher, dass Word-Dokumente den individuell definierten Regeln entsprechen. Es prüft z.B. auf unbekannte oder falsch verwendete Absatz- und Zeichen-Formatvorlagen, auf verwendete Formatvorlagen im ersten Absatz und auf verschiedene Word-Komponenten, wie Textboxen, Diagramme und Objekte. Die Validierungsergebnisse werden direkt in das Word-Dokument als Kommentare ausgegeben, genau an die Stelle, an der das Problem auftritt.
Ersetzung musterbasierter Textphrasen
Das Tool bietet eine Suche-/Ersetzen-Funktion mit REGEX-Unterstützung, mit oder ohne Änderungsverfolgung und die Möglichkeit, eigene Kommentare hinzuzufügen.
Mapping-basierte XML-Ausgabe
Mapping von Word-Formatvorlagen-Namen auf XML-Elementnamen sowie kundenspezifische Erweiterungen für Listen, Absatz- und Tabellenformatierungen sowie Prüfberichte sind möglich. Die erzeugte XML-Ausgabe dient als wichtiger Zwischenschritt für die Generierung weiterer Ausgabeformate mit Octopus via exHTML.
Nahtlose Integration
Die Einbindung in Octopus ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Tools und Technologien. Dies optimiert die Qualitätssicherung in redaktionellen Prozessen.
Zentrale Ziele von Octopus
Octopus zielt darauf ab, die Struktur und Formatierung von Word-Dokumenten für eine XML-Produktion zu prüfen und zu verbessern. Es ist die perfekte Wahl für Unternehmen, die höchste Ansprüche an die Qualität und Konsistenz ihrer Dokumente stellen.