13 Datenschutz

Der Datenschutz ist insbesondere für Unternehmen ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Konvertierungswerkzeugs. Viele Dokumente enthalten vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten oder geschäftskritische Inhalte, die das Unternehmen möglichst nicht verlassen sollen.

Bei den LLM-basierten Lösungen wie ChatGPT, Gemini oder Mistral werden die hochgeladenen Dokumente in der Regel an die Server des jeweiligen Anbieters übertragen und dort verarbeitet. Dadurch verlassen die Daten die eigene IT-Infrastruktur. Je nach Anbieter können die Daten während der Verarbeitung gespeichert, protokolliert oder im Rahmen der jeweiligen Nutzungsbedingungen weiterverwendet werden.

Zudem wird in der Fachwelt kontrovers diskutiert, in welchem Umfang Trainingsdaten für KI-Modelle genutzt werden und welche urheberrechtlichen Fragen sich daraus ergeben. Aus Sicht vieler Organisationen besteht deshalb das Risiko, dass übermittelte Inhalte künftig in einer Weise verwendet werden könnten, die nicht vollständig transparent nachvollziehbar ist.

Für viele Unternehmen stellt dies ein Problem dar. Insbesondere in Bereichen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Vertraulichkeit oder Compliance ist die Übertragung interner Dokumente an externe Anbieter häufig nicht erlaubt oder nur unter strengen Voraussetzungen möglich. Dadurch können leistungsfähige cloud-basierte Lösungen trotz guter Konvertierungsergebnisse für bestimmte Anwendungsfälle ausscheiden.

Anders verhält es sich bei klassischen Werkzeugen wie Poppler/Pandoc, OpenDataLoader und Octopus. Diese werden lokal auf dem eigenen System ausgeführt und übertragen keine Daten an externe Server. Die Dokumente verbleiben während der gesamten Verarbeitung innerhalb der eigenen Infrastruktur. Dadurch bieten diese Werkzeuge eine deutlich höhere Kontrolle über die verarbeiteten Daten und sind insbesondere für datenschutzkritische Einsatzszenarien besser geeignet.

Insgesamt zeigt sich, dass cloud-basierte Konvertierungswerkzeuge häufig Vorteile bei der Dokumentenanalyse bieten, diese jedoch mit einer Übertragung der Dokumente an externe Anbieter verbunden sind. Lokal ausgeführte Werkzeuge wie Poppler/Pandoc, OpenDataLoader und Octopus besitzen hier einen klaren Vorteil, da die Daten das Unternehmen nicht verlassen und die Kontrolle über die Dokumente vollständig erhalten bleibt.