Wiederverwendung von Informationen

(Auszug aus "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" von Johannes Hentrich)

Einer der Eckpfeiler der DITA-Spezifikation ist das Konzept zur Wiederverwendung von Informationen. Denn es gibt kaum ein Handbuch oder eine Online-Hilfe, in denen sich Informationen befinden, die nicht auch woanders verwendet werden müssen. Es ist daher erforderlich, Möglichkeiten zu schaffen, die wiederzuverwendenden Informationen auszeichnen und verwalten zu können. DITA bietet diese Möglichkeiten.

Es findet sich kaum ein Bereich, in dem vergleichbar viele Informationen wiederverwendet werden müssen, wie den der Technischen Dokumentation.

Inhalte müssen in der Technischen Dokumentation häufig für unterschiedliche Medien bereitgestellt, für mehrere Zielgruppen aufbereitet und in unterschiedlichen Dokumenten verwendet werden. Inzwischen wurden in der Technischen Dokumentation zahlreiche Methoden entwickelt, um dieser Problemstellung mehr oder minder erfolgreich begegnen zu können. "Inhalte für unterschiedliche Medien, Dokumente und Zielgruppen" befasst sich ausführlich mit den Herausforderungen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Wiederverwendung von Inhalten in unterschiedlichen Medien, für mehrere Zielgruppen und in unterschiedlichen Dokumenten begegnen.

Wenn Technische Redakteure Inhalte wiederverwenden, so geschieht dies primär aus der Überlegung heraus, Arbeitsabläufe effizienter gestalten zu können. Auch für Nutzer bietet die Wiederverwendung von Inhalte unschätzbaren Nutzen. Denn wenn Inhalte wiederverwendet werden, so sorgt dies dafür, dass die Konsistenz in der Technischen Dokumentation deutlich erhöht wird, was für den Nutzer bedeutet, dass gleiche Informationen stets gleich angeboten werden. Damit muss ein Nutzer bestimmte Dinge aus der Technischen Dokumentation nur einmal lernen, was bei inskonsistenter Technischer Dokumentation nicht der Fall ist. "Konsistenz in der Technischen Dokumentation" befasst sich ausführlich mit dem Zusammenhang zwischen der Wiederverwendung von Inhalten und der Konsistenz in der Technischen Dokumentation.

Eine der etabliertesten Methoden zur Wiederverwendung von Inhalten ist die Copy&Paste-Methode. Inhalte werden von einer Stelle zu einer anderen Stelle kopiert. Wie "Die Copy&Paste-Methode" zeigt, bietet die Copy&Paste-Methode sowohl Vor- als auch Nachteile. Die Vorteile bestehen für den Technischen Redakteur in der einfachen Handhabung und der Bequemlichkeit. Die Nachteile dagegen zeigen sich häufig beim Nutzer der Technischen Dokumentation, zum Beispiel dann, wenn die zur Kopie verwendeten Inhalte aktualisiert werden und die Kopie davon nichts erfährt. Dann bleibt die Kopie auf dem alten Stand und der Nutzer der Technischen Information erhält nicht die aktuellen Informationen.

Die aus der Copy&Paste-Methode resultierenden Probleme lassen sich dadurch lösen, indem Inhalte einmal erstellt, eindeutig gekennzeichnet, zentral abgespeichert und dann über eine Referenzierung wiederverwendet werden. Wie der Abschnitt "Referenzierung" zeigt, ist damit zwar garantiert, dass die referenzierten Inhalte stets aktuell sind, dass jedoch der Verwaltungsaufwand, um die Referenzierung von Inhalten zu ermöglichen, erheblich ist.

Dieses Kapitel wird abgeschlossen mit den Möglichkeiten, die DITA zur Wiederverwendung von Inhalten bietet.

   

• Inhalte für unterschiedliche Medien, Dokumente und Zielgruppen
• Konsistenz in der Technischen Dokumentation
• Die Copy&Paste-Methode
• Referenzierung
• Multilinguale Dokumentation
• Wiederverwendung von Informationen mit DITA

  

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