Welche Lösungen werden angestrebt?

(Auszug aus "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" von Johannes Hentrich)

Wenn über den Einsatz von DITA nachgedacht wird, so sind damit in der Regel mehr oder minder klare Vorstellungen verbunden, was im Zuge der Einführung von DITA bezweckt werden soll. Der Einsatz einer neuen Technologie erfolgt in den seltensten Fällen aus reinem Selbstzweck. Häufig wird der augenblickliche Prozess als ineffizient oder zu kostenintensiv angesehen, sodass man nach neuen Lösungen Ausschau hält.

Damit wird mit der Einführung einer neuen Technologie oftmals die Hoffnung verbunden, Prozesse optimieren zu können, oder wenn möglich, sogar ganz wegfallen zu lassen. Denn letzten Endes soll Geld gespart werden.

Mit der Einführung von DITA muss man sich in der Regel zuerst einmal mit dem Umstieg auf XML befassen. Aber mit der Einführung von XML ist allein noch nichts gewonnen. Notwendig sind zahlreiche weitere Entscheidungen, die weit über DITA hinausgehen. Fragen wie die folgenden sind im Zusammenhang mit der Einführung zu stellen:

  • Welche organisatorischen Strukturen sollen bei der Erstellung von XML-basierter Technischen Dokumentation etabliert werden?
  • Wie viele Technische Redakteure sollen Technische Dokumentation mit DITA erstellen?
  • Welches Inhaltsmodell soll verwendet werden?
  • Wie soll der Produktionsprozess gestaltet werden?
  • Wie sollen einzelne Redaktionsteams miteinander kommunizieren?
  • Welcher Workflow soll implementiert werden?
  • Wie soll der Datenaustausch realisiert werden?
  • Welche Werkzeuge sollen eingesetzt werden?

Oft lässt sich auch beobachten, dass bei der Evaluierung von DITA die Verwendung von XML gar nicht im Zentrum des Interesses liegt. Vielmehr werden Lösungen gesucht, mit denen die eigenen Anforderungen umgesetzt werden können. Und dies ist oft auch der bessere Weg, um entscheiden zu können, ob DITA tatsächlich dabei hilft, die zu bewältigenden Probleme zu lösen.

Denn gerade bei Standards ist man vielfach dazu geneigt, erst zu schauen, was der Standard bietet, und dementsprechend dann die eigenen Bedürfnisse an den Standard anzupassen.

Die Entscheidung für einen Standard sollte jedoch aus einer anderen Richtung erfolgen. Zuerst sollten Sie definieren, was Ihre Anforderungen an den Prozess zur Erstellung von Technischer Dokumentation sind. Erst danach werden die verfügbaren Standards dahingehend untersucht, inwieweit sie die Anforderungen erfüllen können. Des Weiteren sollten Sie einen Standard dahingehend durchleuchten, ob Anpassungen des Standards möglich sind, um Ihre Anforderungen mit dem Standard realisieren zu können. Dabei sollten Sie auf jeden Fall eine Abschätzung treffen können, wie hoch der zu erwartende Aufwand für die Anpassungen ist. Erst wenn Sie erkennen können, dass Ihre Anforderungen mit dem Standard umgesetzt werden können, sollten Sie sich für einen Standard eintscheiden.

Welche Lösungen dann schließlich angestrebt und realisiert werden, hängt also weitgehend davon ab, welche eigenen Bedürfnisse erkannt und definiert wurden.

In der Praxis zeigt sich, dass die mit DITA angestrebten Lösungen häufig von der Anzahl der Technischen Redakteure und der Menge der zu produzierenden Technischen Dokumentationen abhängen.

Zielsetzungen wie die folgenden finden sich beispielsweise bei Unternehmen, bei der eine Vielzahl von Technischen Redakteuren in unterschiedlichen Ländern über viele Produktgruppen hinweg zielgruppenspezifische Technische Dokumentation erstellen müssen.

  • Ein einheitliches XML-basiertes Inhaltsmodell soll zur Erfassung der Inhalte verwendet werden.
  • Über die Spezialisierung soll dafür gesorgt werden, dass die Logik des
    Inhaltsmodell erhalten bleibt. Damit wird die Wiederverwendung neu
    erstellter Inhalte gewährleistet.
  • Meta-Daten sollen für alle Bereiche etabliert und verwendet werden. Ein einheitlicher Publikationsprozess für alle Beteiligten soll entwickelt werden.
  • Ein standardisierter Workflow muss etabliert werden.
  • Die für den Publikationsprozess notwendigen Werkzeuge sollen für alle Beteiligten die gleichen sein.

Es muss keine ganze Liste von Zielen definiert werden, um den Einsatz zu rechtfertigen. Wichtig ist nur, dass Sie Ihr Ziel oder Ihre Ziele klar definieren, und DITA daraufhin auf Herz und Nieren prüfen, ob DITA Sie dabei unterstützen kann, Ihren Zielen näherzukommen.

  

<< zurück vor >>

 

 

 

Tipp der data2type-Redaktion:
Zum Thema DITA bieten wir auch folgende Schulungen zur Vertiefung und professionellen Fortbildung an:

Copyright © 2008 XLcontent Verlag
Für Ihren privaten Gebrauch dürfen Sie die Online-Version ausdrucken.
Ansonsten unterliegt dieses Kapitel aus dem Buch "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" denselben Bestimmungen, wie die gebundene Ausgabe: Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten einschließlich der Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

XLcontent Verlag, Pflegerstraße 40, 81247 München