Strukturierungsmethoden im Überblick

(Auszug aus "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" von Johannes Hentrich)

Im Zusammenhang mit der Erstellung von Technischer Dokumentation wurden im Laufe der Zeit zahlreiche Methoden entwickelt, um Informationen zu strukturieren, sodass sie danach dem Leser in einer angemessenen Form präsentiert werden können. Im Folgenden werden einige Strukturierungsmethoden vorstellt, in deren Zentrum, ähnlich wie bei DITA, abgeschlossene Informationseinheiten stehen.

Neben einem oft methodischen, unterschiedlichen Ansatz unterscheiden sich häufig auch die Bezeichnungen für die Informationseinheiten in den einzelnen Strukturierungsmethoden. So werden beispielsweise Informationseinheiten beim Information Mapping™ als „Informationstypen“ und beim Funktionsdesign als „funktionale Einheiten“ bezeichnet.

Obwohl in jedem der folgenden Abschnitte die entsprechende Strukturierungsmethode mit DITA verglichen wird, sei vorweggenommen, dass DITA nur im eingeschränkten Maße den vorgestellten Strukturierungsmethoden gleicht. Ähnlich einer Programmiersprache bietet DITA eine Syntax und keine fertigen Programme. Als einzig wirkliche Vorgabe verlangt DITA, dass Informationen in Topics organisiert werden müssen, die einem bestimmten Typ zugeordnet sind. Die Topictypen selbst weisen jedoch nur schwache Strukturvorgaben auf. Das ist zum Vergleich mit den aufgeführten Strukturierungsmethoden sehr wenig.

Da DITA kaum eine Einschränkung aufweist und durch den Mechanismus der Spezialisierung sehr flexibel gestaltet ist, können einige der vorgestellten Strukturierungsmethoden mehr oder minder leicht „DITA-tisiert“ werden. Insbesondere die Ergebnisse der Strukturierungsmethoden Funktionsdesign und Information Mapping™, die nicht an ein bestimmtes Datenformat gebunden sind, können in DITA abgebildet werden.

AECMA SPEC 1000D

Die ASD (AeroSpace and Defence Industries Association of Europe) als Nachfolgeorganisation der AECMA (Association Européenne des Constructeurs de Matériel Aérospatial), einer Interessengemeinschaft der europäischen Luftfahrtindustrie, und die ATA (Air Transport Association of America, Inc) entwickeln gemeinsam seit 2003 den Standard SPEC 1000D, kurz S1000D. S1000D wurde ursprünglich für die militärische Dokumentation für Fluggeräte und Flugsysteme konzipiert. Mit Version 2.0 wurde die S1000D-Spezifikation erweitert für die Dokumentation von Land- und Seefahrzeugen. Nach und nach wurden dann auch die ersten zivilen Anwendungen mit S1000D dokumentiert, wie zum Beispiel die Boeing B-787 „Dreamliner“ oder der Airbus A-350. S1000D liegt im Augenblick als Version 3.0 vor.

Mit S1000D werden die Informationen modular in so genannten Datenmodulen (data modules) erfasst. Datenmodule sind gemäß S1000D definiert als „die kleinste selbstständige Informationseinheit innerhalb einer technischen Publikation“.

Ein Datenmodul enthält folgende Informationen:

  • einen Abschnitt mit Informationen zum Status und zur Identifikation des Datenmoduls,
  • einen Abschnitt mit dem Inhalt. Der Inhalt des Datenmoduls hängt davon ab, welcher Datenmodultyp (data modul type) verwendet wird. Die Struktur der Datenmodultypen werden in einzelnen DTDs definiert. Folgende Datenmodultypen sind in S1000D definiert:
    - Beschreibende Informationen
    - Verfahrenstechnische Informationen
    - Informationen für Crew/Operator
    - Fehlerinformationen
    - Informationen zur Wartungsplanung
    - Illustrierte Ersatzteile
    - Informationen zu Prozessen
    - Beschaltungsdaten
    - Beschreibung von Beschaltungsdaten
    - Informationen zu technischen Repositories
    - Containerinformationen
    - Querverweistabellen für Anwendungen
    - Querverweistabellen für Produkte
    - Querverweistabellen für Bedingungen
    - Informationen zum Austausch von Geschäftsregeln

Alle für ein Produkt erstellen Datenmodule werden in einer Datenbank, der so genannten Common Source Data Base (CSDB) erfasst und verwaltet. Die Daten werden in der CSDB entweder in SGML oder XML abgelegt, sodass sowohl Print-Dokumentation als auch interaktive elektronische Dokumentation erzeugt werden kann.

In der CSDB werden die erstellten Datenmodule nur einmal abgespeichert und mit einer eindeutigen Kodierung versehen, dem Datenmodulcode (data module code [DCM]), und können dann wie bei DITA in den gewünschten Ausgabemedien mehrfach wiederverwendet werden.

Neben der Definition der Datenmodule und eines Kodierungsschemas zur eindeutigen Identifikation der Datenmodule werden mit dem S1000D Standard noch weitere Festlegungen getroffen, wie zum Beispiel Regeln zum Dokumentenaustausch oder wie Zeichnungen zu erstellen sind. Auch werden in der Spezifikation Vorgaben zu Schreibregeln und dem zu verwendenden Vokabular gemacht, das heißt in der Regel ASD Simplified Technical English Specification ASD-STE100 (auch bekannt als AECMA Simplified English). Damit ist die S1000D-Spezifikation wesentlich mehr als nur die Definition von Informationstypen und eines Datenformats.

Vergleicht man S1000D mit DITA, so erkennt man, dass auch S1000D mit einer Topicstruktur, das heißt, mit Datenmodulen und Datenmodultypen arbeitet. Im Gegensatz zu DITA kennt S1000D jedoch statt fünf Topictypen deren fünfzehn. Es ist nicht verwunderlich, dass für ein so spezialisiertes Gebiet wie das der Luftfahrt im Laufe der Zeit auch spezielle Datenmodule entwickelt wurden. Neue Datenmodultypen werden in S1000D nicht über einen Spezialisierungsmechanismus wie bei DITA erzeugt, sondern sie werden von einem Komitee definiert und dann in die Spezifikation aufgenommen. Damit wird sichergestellt, dass der weltweit eingesetzte Standard in seinen Definitionen von Datenmodultypen kompakt bleibt.

Neben der Definition der Datenmodultypen wird in S1000D auch festgelegt, wann welche Datenmodule zu verwenden sind, wie Grafiken für die Datenmodule zu gestalten sind, welche Sprachregeln und welches Vokabular zu verwenden ist und wie die Datenmodule zur eindeutigen Identifizierung kodiert werden müssen.

Im Gegensatz zu DITA wird dem Technischen Redakteur bei S1000D also wenig Platz für eigene kreative Freiräume gelassen. Dies ist aber auch notwendig, da bei der zu erstellenden Menge an Dokumentation sichergestellt werden muss, dass sie hochgradig konsistent ist und von anderen Technischen Redakteuren, möglicherweise auch in anderen Ländern, jederzeit weiterverarbeitet werden kann.

Die Spezifikation von S1000D ist mit seinen 2593 Seiten zugegebenermaßen sehr umfangreich. Jedoch erhält der Technische Redakteur praktisch zu allen Situationen Hinweise, wie etwas zu dokumentieren ist. Solche Vorgaben sind bei DITA kaum zu finden. Bei DITA müssen dann ergänzend standardisierte Strukturierungsmethoden verwendet werden, um den Technischen Redakteur dabei zu unterstützen, die Informationen konsistent für die Topics aufbereiten zu können.

Funktionsdesign

Mit dem Begriff „Funktionsdesign“ wird eine Systematik zum Strukturieren von Technischer Dokumentation bezeichnet. Entwickelt wurde die Methode des Funktionsdesigns von Jürgen Muthig und Robert Schäflein-Armbruster.

Ausgehend von der Sprachakttheorie wird beim Funktionsdesign angenommen, dass jeder Text ein kommunikatives Handlungsziel aufweist. Und entsprechend gibt es für jede Art von Handlungsziel ein optimales Formulierungsmuster. Für die Technische Dokumentation bedeutet dies, dass alle Teile eines Informationsprodukts als funktionale Elemente identifiziert werden können. Ein Funktionsdesign erfordert eine klare Definition aller funktionalen Elemente nach einem einheitlichen, das heißt standardisierten Beschreibungsmuster.

Die Standardisierung kann auf folgenden vier Ebenen erfolgen:

  1. Informationsprodukte: Definiert die Zielgruppe und die Art des Gebrauchs der zu erstellenden Technischen Dokumentation. Zudem werden das Medium und die Struktur festgelegt.
  2. Sequenzmuster: Legt die typische Abfolge der verwendeten funktionalen Einheiten fest. Es wird beispielsweise definiert, wo Warnhinweise oder Ergebnisse eines Handlungsschritts platziert werden müssen.
  3. Funktionale Einheiten: Die funktionalen Einheiten bilden den Inhalt eines Dokuments ab und stellen den Kern eines Funktionsdesigns dar. Jeder funktionalen Einheit wird eine bestimmte Bedeutung zugeordnet. Auch ist die funktionale Einheit in ihrer Sequenz definiert, das heißt, es ist definiert, wo sich eine funktionale Einheit innerhalb eines Texts befindet. Für funktionale Einheiten können zudem sprachliche Regeln festgelegt werden, sodass Formulierungsmuster konsistent für die einzelnen funktionalen Einheiten verwendet werden können.
  4. Auszeichnungselemente: Dienen zur Auszeichnung von Bedeutungselementen innerhalb von funktionalen Einheiten und legen ihre Verwendung fest. Beispielsweise können in einer Software-Dokumentation Auszeichnungselemente für Kommandos oder Dialogfelder definiert werden.

Die Regeln für die standardisierten Elemente lassen sich am besten in einem Redaktionsleitfaden festhalten. Dabei ist darauf zu achten, dass die im Redaktionsleitfaden definierten Regeln für den Technischen Redakteur greifbar, das heißt, tatsächlich im Redaktionsalltag umsetzbar sind.

Die Vorteile eines Funktionsdesigns beziehungsweise die Festlegung der Regeln zur Definition der funktionalen Elemente in einem Redaktionsleitfaden liegen auf der Hand:

  1. Ein Funktionsdesign ist flexibel in der Anwendung, da es immer für eine konkrete Umgebung definiert wird. Die Regeln orientieren sich an der Praxis und am Bedarf und sind nicht an ein theoretisches Regelwerk gebunden.
  2. Ein Funktionsdesign kontrolliert nicht nur die Struktur der zu erstellenden technischen Dokumentation, sondern liefert bereits klare Vorgaben zur Verwendung der Sprache, der Bildelemente und sonstiger Informationsstrukturen, wie sie in der Technischen Dokumentation benötigt werden.
  3. Die Verwendung eines Funktionsdesigns sorgt für eine standardisierte und damit konsistente Erstellung von Technischer Dokumentation. Somit kann beispielsweise der Aufwand bei einer möglichen Übersetzung deutlich reduziert werden.

Ein Funktionsdesign ist eine Standardisierungs- und Strukturierungsmethode für Technische Information und Dokumentation. Ein Funktionsdesign liefert somit keine fertige DTD oder ein sonstiges formales Konstrukt, welches zur Erstellung von Technischer Dokumentation herangezogen werden kann. Jedoch können die Regeln als Grundlage verwendet werden, entsprechende DTDs oder sonstige Vorlagen zur Erstellung von Informationsprodukten anzufertigen.

Da in einem Funktionsdesign Elemente definiert werden wie Formulierungsmuster oder Regeln zur richtigen Platzierung von Warnhinweisen, stellt ein Funktionsdesign die ideale Ergänzung zu DITA dar, da bei DITA keinerlei solche Regeln definiert sind.

Mit DITA verfügt ein Technischer Redakteur zwar über einen fertigen Satz von DTDs, die ergänzt werden durch Elemente zur semantischen Auszeichnung, aber wenn sie ein neues Topic in einem XML-Editor erstellt, ist da praktisch nicht mehr als ein weißes Blatt Papier. Eine Methode zur Strukturierung von Informationen, die eine standardisierte Produktion von Technischer Dokumentation ermöglichen, erweist sich dann als sehr hilfreich.

Information Mapping™

Beim Information Mapping™ handelt es sich um eine Methode zur Strukturierung von Informationen, die von Robert E. Horn entwickelt wurde. Die Wurzeln des Information Mapping™ finden sich in der kognitiven Psychologie und es verfolgt Fragen, wie der Mensch Informationen aufnimmt und verarbeitet. Als Ergebnis wird davon ausgegangen, dass Informationen in Einheiten aufgegliedert werden müssen, damit die kognitiven Fähigkeiten des Menschen die angebotenen Informationen am besten verarbeiten können.

Information Mapping™ geht davon aus, dass Anwender an ein Dokument bestimmte Fragen richten, die sich kategorisieren lassen. Für jede Fragekategorie gibt es bestimmte Fragemuster, die einen Informationstypen kennzeichnen.

Information Mapping™ kennt folgende Informationstypen, die in der Terminologie des Information Mapping™ als „Maps“ bezeichnet werden:

  • Prozeduren: Beantwortet die Frage: Wie gehe ich vor?
  • Prozesse: Beantwortet die Frage: Wie funktioniert das?
  • Strukturen: Beantwortet die Frage: Wie ist es aufgebaut?
  • Begriffe: Beantwortet die Frage: Was ist es?
  • Prinzipien: Beantwortet die Frage: Was muss ich tun und was ist dabei zu beachten?
  • Fakten: Beantwortet die Frage: Was sind die Daten?
  • Klassifikation: Beantwortet die Frage: Welche Arten gibt es?

Für jeden Informationstyp gibt das Information Mapping™ Hinweise dazu, wie die Informationen für den entsprechenden Informationstyp formatiert werden sollten.

Jeder Informationstyp, das heißt jede Map, besteht aus weiteren kleinen Informationseinheiten, so genannten Blöcken. Blöcke wiederum sind so weit wie möglich in sich abgeschlossen und bilden die kleinste wiederverwertbare Einheit.

In der Praxis erweisen sich Maps und Blöcke häufig als passende Informationseinheiten, um in Redaktionssystemen verwaltet werden zu können. Zudem sind diese Informationseinheiten dazu geeignet, in unterschiedlichen Medien Verwendung zu finden. Dennoch liegt der Schwerpunkt von Information Mapping™auf der Erstellung von Büchern.

Ein Dokument schließlich wird durch eine Anzahl von Maps zusammengestellt.

Zur Strukturierung der Informationen werden beim Information Mapping™ sieben Prinzipien angewendet:

  1. Gliederungsprinzip: Informationen müssen in übersichtliche und leicht zu verarbeitende Einheiten gegliedert werden.
  2. Relevanzprinzip: Nur thematisch zusammengehörige und für den Leser wesentliche Informationen dürfen angeboten werden.
  3. Betitelungsprinzip: Jede Einheit muss mit einem Titel versehen werden, der Zweck, Funktion oder Inhalt bezeichnet.
  4. Einheitlichkeitsprinzip: Ähnliche Informationen, Gliederungen und Formate müssen einheitlich behandelt werden.
  5. Prinzip der Gleichwertigkeit der Informationsträger: Diagramme, Bilder, Tabellen und Text müssen sich gegenseitig ergänzen.
  6. Prinzip der Verfügbarkeit von Einzelheiten: Dem Leser müssen die Einzelheiten dort zur Verfügung gestellt werden, wo er sie benötigt.
  7. Prinzip der systematischen Gliederung und Betitelung: Die Gliederung und die Betitelung von Einheiten muss systematisch über alle Ebenen hinweg angewendet werden.

Durch die Verwendung der Informationstypen und die Anwendung der sieben Prinzipien sollen beim Information Mapping™ folgende Ziele erreicht werden:

  • Dokumente und die darin enthaltenen Texte sollen klar gegliedert werden.
  • Informationen sollen schneller aufgefunden werden können.
  • Für Technische Redakteure soll eine höhere Effizienz bei der Erstellung der Dokumente ermöglicht werden.
  • Der Nutzer der Technischen Dokumentation soll die Informationen schnell und in einer leicht verständlichen Form aufnehmen können.

Vergleicht man DITA mit Information Mapping™, so verhält es sich hier wie beim Funktionsdesign. Information Mapping™ ist eine Strukturierungsmethode, die auf keiner DTD basiert. Dennoch liegen DITA einige Prinzipien des Information Mapping™ zugrunde, insbesondere die Idee eines Topics als Basis-Einheit für Informationen und die Verwendung von Informationstypen. Untersucht man etwas genauer, in welcher Beziehung DITA und das Information Mapping™ stehen, so kristallisieren sich folgende Punkte heraus:

  1. Information Mapping™ besitzt eine generische Architektur mit einer festgelegten Menge an Informationstypen. DITA hingegen ermöglicht die Erzeugung von neuen, das heißt spezialisierten Informationstypen beziehungsweise Topics. Daher kann DITA eher auf die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden.
  2. Information Mapping™ ist ähnlich wie DocBook darauf ausgerichtet, Bücher zu produzieren. DITA erlaubt hingegen eine flexiblere Präsentation der Inhalte, die über Maps speziell für die einzelnen Ausgabemedien zusammengestellt werden können.
  3. Generell ist zu beobachten, dass Informationseinheiten, die mittels Information Mapping™ erstellt sind, mehr Redundanz aufweisen als DITA Topics. Das liegt häufig an den vorgegebenen Formulierungsmustern für die Maps.
  4. In DITA werden die eigentlichen Inhalte von der Darstellung der Inhalte getrennt. Das heißt, der Redakteur bearbeitet nur die Inhalte und nicht das Layout. Beim Information Mapping™ hingegen ist die Informationserstellung häufig mit der Bearbeitung des Layouts gekoppelt. Denn oft werden im Zusammenhang mit Information Mapping™ Redaktionsumgebungen verwendet, mit denen Inhalte nach ihrer gewünschter Formatierung und nicht nach ihrer Bedeutung ausgezeichnet werden. Nicht unerwähnt bleiben soll auch die Tatsache, dass Information Mapping™ ein kommerzielles Produkt ist, sodass die Weitervermittlung der Information Mapping™ Methode nur durch zertifizierte Trainer der Information Mapping, Inc. möglich ist. Auf Befürworter von DITA, das dem Open Source-Gedanken verhaftet ist, wirkt diese Vorstellung etwas verstörend.

mumasy

Vertreter des Deutschen Maschinen- und Anlagenbaus entwickelten das Projekt mumasy (Multimediales Maschineninformationssystem), dessen Ziel es war, ein branchenübergreifendes Modell zu entwickeln, das den Informationsaustausch zwischen Zulieferern, Herstellern und Kunden beziehungsweise in den verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus im Maschinen- und Analgenbau ermöglicht. Dabei wird eine Referenzstruktur zur Verfügung gestellt, mit der Inhalte erfasst, verwaltet und austauscht werden können.

Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) hat 2006 mumasy unter der Registrierung VDMA 66320 veröffentlicht. Die dazugehörigen DTDs können beim Beuth-Verlag erworben werden.

Mit mumasy wird versucht, Informationen aller Art über eine Maschine zu erfassen und dann diese zielgruppengerecht zur Verfügung zu stellen. Dabei wird bei mumasy das Informationsmodell durch vier Strukturen repräsentiert:

  • Aufbaustruktur: Informationen zu Bauteilen der Maschine.
  • Funktionsstruktur: Informationen zur funktionalen Produktstruktur einer Maschine.
  • Handlungsstruktur: Informationen zu möglichen Handlungen und Maßnahmen im Umgang mit einer Maschine.
  • Dokumentenstruktur: Informationen zum Inhalt und zur Zusammensetzung der Technischen Dokumentation.

Zur Informationsvermittlung ist eine Technische Dokumentation (Dokumentenstruktur) erforderlich, welche den Aufbau (Aufbaustruktur) beschreibt, die Funktionen (Funktionsstruktur) erklärt und zu Maßnahmen und Handlungen (Handlungsstruktur) auffordert.

Das Informationsmodell von mumasy stellt zunächst einmal nur eine Grundlage dar, auf der weitere Informationsprozesse entwickelt werden müssen. Dies bedeutet, dass mumasy nicht „von der Stange“ verwendet werden kann, sondern dass firmenspezifische Anpassungen notwendig sind. Damit unterscheidet sich mumasy deutlich von DITA. DITA ist nicht in der Weise konzipiert worden, dass zuerst eine Anpassung erfolgen muss, bevor es angewendet werden kann. Auch ist bei mumasy eine sofortige Verarbeitung der XML-Dateien, beispielsweise zu PDF-Dateien, nicht möglich, da es aufgrund der notwendigen firmenspezifischen Anpassungen gar keinen Standardsatz von Stylesheets geben kann. Hier ist dann ebenfalls zusätzliche Arbeit notwendig.

Bei mumasy sind Informationsstrukturen entwickelt worden, die konkret auf die Anforderung einer Branche ausgerichtet sind. Bei DITA wurden umfassendere Informationsstrukturen gewählt; nur die semantischen Auszeichnungen sind thematisch auf den Bereich der Software-Dokumentation konzentriert. Aber das DITA Machine Industry Specialization Subcommittee arbeitet daran, DITA auch für den Bereich des Maschinenbaus zu erweitern.

Sowohl bei mumasy als auch bei DITA wird keine oder wenig Unterstützung beim eigentlichen Redaktionsprozess geboten. Hier eignet sich dann beispielsweise der Einsatz eines Funktionsdesigns.

STOP

Einen Meilenstein in der Entwicklung topicbasierter Dokumentation stellt STOP (Sequential Thematic Organiszation of Proposals) dar, eine Methode zur Strukturierung von Informationen, die 1965 bei Hughes Aircraft von Jim Tracey, Dave Rugh und Walter Starkey entwickelt wurde.

Ausgangspunkt der Überlegungen, die zur Entwicklung von STOP führten, waren die nicht mehr bewältigbaren Informationsmengen, die mit dem klassischen, buchbasierten Publikationsprozess erstellt und gewartet werden mussten. Da zunehmend auch der einzelne Autor durch Autorenteams ersetzt wurde, musste eine Methode entwickelt werden, die es Autoren ermöglicht, Inhalte unabhängig von „ihren“ Büchern erstellen und verwalten zu können. Daraus entwickelte sich die Idee, Informationen in Module zu separieren.

Um zu modularen Einheiten zu gelangen, geht STOP davon aus, dass die Dokumentation wie ein Storyboard aufgebaut werden kann. Storyboards, bekannt aus der Filmindustrie, stellen eine Art Ablaufplan dar, bei der jeder einzelne Schritt als selbstständiges Modul definiert werden kann. Mit einem Storyboard als globale Organisationsstruktur lässt sich dann leichter erkennen, wo Module fehlen oder Module falsch platziert sind.

Bei STOP wird davon ausgegangen, dass die Informationen eines Moduls auf zwei Seiten Platz finden können. Mit der damals üblichen Zählweise bedeutete dies, dass ein Modul ca. 1000 Wörter enthalten durfte. Wenn in dem Modul Grafiken verwendet werden, reduziert sich die Anzahl der Wörter entsprechend.

Neben den rein quantitativen Angaben gibt STOP auch Hinweise dazu, wie Überschriften und Texte in Topics zu formulieren sind. Auch wird gezeigt, wie und wo Grafiken eingesetzt werden sollen. Dabei werden Beispielmodule und Beispielstoyrboards vorgestellt. Damit erhält bei STOP der Technische Redakteur sofort Unterstützung bei der Erstellung und der Organisation der Module.

Vergleicht man STOP mit DITA, so wird deutlich, dass die Bewältigung von großen Informationsmengen nur über Module möglich ist. Die Organisation der Module erfolgt bei STOP über ein Storyboard, das sich bei DITA mit einer Map vergleichen lässt. Bei STOP steht von der Methodik her die Konzeption des Storyboards vor der Erstellung der einzelnen Module. Dies ist bei DITA nicht unbedingt notwendig. Eine Map kann auch nach der Produktion der Topics erstellt werden. Ein Storyboard erfüllt aber bei STOP nicht nur die Funktion der Organisation der Module, sondern soll auch den Technische Redakteur darin unterstützen, zu erkennen, ob alle Themen mit einem Modul abgedeckt sind. Diese Methodik anzuwenden ist sicherlich auch bei DITA nützlich.

Was den eigentlichen Erstellungsprozess der Module betrifft, so gibt STOP deutliche Vorgaben, wie die Module zu erstellen sind. Hier ist DITA weitaus weniger auskunftsfreundlich. Eine Unterstützung für die Modularisierung von Informationen ist nur außerhalb von DITA zu suchen, beispielsweise bei STOP. Dessen Prinzipien zur Modularisierung von Informationen sind heute aktueller denn je.

  

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