Wann soll ein CMS eingesetzt werden?

(Auszug aus "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" von Johannes Hentrich)

Die Entscheidung, wann ein Content-Management-System eingesetzt werden soll, hängt von folgenden zwei Fragestellungen ab:

• Wie groß ist der Aufwand zur Verwaltung der DITA-Dateien?
• Wie soll der gesamte Publikations- und Produktionsprozess gesteuert werden?

Der erste Punkt ist häufig schnell geklärt. Sobald Sie den Überblick über ihre Topics und Maps verlieren, ist es Zeit, an ein Content-Management-System zu denken.

Die zweite Frage ist jedoch nicht so ohne Weiteres zu beantworten. Häufig wird zuerst bei den Anbietern von Content-Management-Systemen danach gesehen, welche Funktionalitäten diese bieten. Davon abgeleitet werden dann die eigenen Bedürfnisse definiert.

Diese Vorgehensweise erweist sich in der Praxis oftmals als unglücklich, da Lösungen angestrebt werden, die vom Werkzeug her bestimmt sind und nicht von den eigenen Anforderungen. Bei der Auswahl eines Content-Management-Systems sollten Sie sich daher nicht von der Frage leiten lassen, „Was kann das Content-Management-System?“, sondern von der Frage „Wie soll mein Publikations- und Produktionsprozess aussehen?“

Tatsächlich stellen sich noch weitere Fragen wie:

• Welche Funktionalitäten sollen von DITA genutzt werden?
• Welche Benutzergruppen und Rollen gibt es im Publikationsprozess?
• Wie ist der interne und möglicherweise auch externe Workflow definiert?
• Mit welchen XML-Editoren wird gearbeitet, die möglicherweise an ein Content-Management-System angebunden werden müssen?
• Wie ist der Übersetzungsprozess in den Workflow integriert? Wie sind externe Dienstleister in den Prozess integriert?
• Wie werden die Ausgabemedien produziert? Ist eine zentralisierte Produktion erwünscht?
• Inwieweit soll das DITA Open Toolkit integriert werden? Wie werden die Dateien und Dokumente archiviert? Wie wird mit zusätzlichen Informationsmaterialien verfahren?
• Welche Möglichkeiten des Datenaustauschs mit anderen Abteilungen/Unternehmen werden genutzt oder sollen in Zukunft genutzt werden?
• Welche technische Plattform wird genutzt oder soll in Zukunft genutzt werden?
• Welche zukünftigen Entwicklungen müssen berücksichtigt werden?
• Welche Priorität haben die aufgelisteten Fragen?

Und zu guter Letzt sollten Sie sich die Frage stellen, was Sie mit dem Einsatz eines Content-Management-Systems bezwecken. In diesem Zusammenhang sollten Sie Kriterien aufstellen können, anhand derer Sie nach Einführung des Content-Management-Systems überprüfen können, ob die Ziele, die hinter dem Einsatz des Content-Management-Systems standen, tatsächlich erreicht wurden.

Die obige Liste ist sicherlich nicht vollständig. Abhängig von der individuellen Ausgangslage kann sie daher noch ergänzt oder aber gekürzt werden.

Erst wenn Sie eine solche Liste vollständig erstellt und diese abgearbeitet haben, sollten Sie sich nach einem passenden Content-Management-System umsehen. Dabei können Sie den Anbietern der Content-Management-Systeme diese Liste als Anforderungsprofil vorlegen.

Mit einer Liste erhöht sich für Sie die Transparenz, was die einzelnen Content-Management-Systeme zu leisten in der Lage sind. Denn wenn der Hersteller mit Ihrer Liste arbeiten soll, muss er sich mit Ihrer Terminologie vertraut zu machen und nicht Sie mit der Terminologie des Herstellers. Damit ergibt sich für Sie ein viel genaueres Bild, wo die Stärken und Schwächen der einzelnen Content-Management-Systeme liegen.

Überprüfen Sie, was die einzelnen Content-Management-Systeme standardmäßig bieten und wo Anpassungen notwendig sind. Schätzen Sie anhand der definierten Prioritäten ab, wie viel zusätzlichen Aufwand Sie bereit sind zu zahlen.

Wenn alle Fragen abgearbeitet sind, sollten Sie sich noch mit dem Zeitrahmen befassen, bis wann das Content-Management-System produktiv eingesetzt werden kann. Welche Vorstellungen haben Sie und welche Vorstellung hat der Hersteller? Und wo kann man sich treffen?

  

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