Vorteile eines CMS

(Auszug aus "DITA - Der neue Standard für Technische Dokumentation" von Johannes Hentrich)

Der Einsatz eines Content-Management-Systems – unabhängig davon ob damit DITA-Dateien verwaltet werden sollen – bietet bei der Verwaltung von Dateien folgende Vorteile:

  • Daten können über eine Volltextsuche und über Meta-Daten gesucht werden. Ein Content-Management-System bietet mehrere Möglichkeiten, um auf die von ihm verwalteten Daten zugreifen zu können. Content-Management-Systeme können zudem die Eingabe von Meta-Daten unterstützen.
  • XML-Dateien können gegenüber einer DTD oder einem XML-Schema validiert werden. Ein Content-Management-System prüft die XML-Dateien, bevor sie abgespeichert werden. Für unstrukturierte Daten wie Grafiken oder Word-Dateien bietet ein Content-Management-System ebenfalls Möglichkeiten, diese abzulegen,
  • Ein integriertes Link-Management sorgt dafür, dass die Links in den Dateien gültig bleiben. Ein Content-Management-System überprüft, ob die Links in den XML-Dateien gültig sind. Oftmals werden die Links automatisch vom Content-Management-System aktualisiert, wenn XML-Dateien in der Ablagestruktur verschoben werden.
  • Es können Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rollen definiert werden. Nicht jeder hat im Publikationsprozess die gleichen Aufgaben. Oftmals arbeiten auch unterschiedliche Abteilungen und Gruppen an der Technischen Dokumentation. Ein Content-Management-System muss in der Lage sein, eine solche Struktur abbilden zu können
  • Der Zugriff auf Dateien und Dokumente kann gesteuert werden. Wo es Dokumente zu verwalten gibt, sind auch Zugriffe zu regeln. Nicht jede am Produktionsprozess Beteiligter benötigt alle Rechte auf alle Dokumente und Dateien.
  • Über ein Workflow-Management kann der Publikationsprozess gesteuert werden. Wie die Praxis zeigt, sind während der Evaluierungsphase eines Content-Management-Systems die Anforderungen an den Workflow meistens deutlich höher, als er dann tatsächlich in der täglichen Arbeit umgesetzt wird. Aber auch ein einfacher Workflow, wie er zum Beispiel für die Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips benötigt wird, ist ein Workflow.
  • Der Übersetzungsprozess kann gesteuert werden, beispielsweise durch die Anbindung eines Translation Memory Systems. Ist die Verwaltung zahlreicher Dateien in einer einzigen Sprache schon schwierig genug, so multipliziert sich der Aufwand mit jeder neuen Sprache, die verwaltet werden muss. Ein Content-Management-System muss in der Lage sein, die Verwaltung mehrerer Sprachen zu ermöglichen und dabei die Anbindung an externe Systeme erlauben, die die Übersetzung unterstützen.
  • Es können unterschiedliche Revisionsstände verwaltet werden. In der Technischen Dokumentation ist kaum der Fall anzutreffen, dass ein Dokument nur einen einzigen Revisionsstand aufweist. Die parallele Verwaltung mehrerer Revisionstände erweist sich in der Praxis ohne die Unterstützung eines Content-Management-Systems als eine äußerst mühselige Angelegenheit.
  • Es wird mitverfolgt, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Gerade wenn mehrere Technische Redakteure oder Gruppen von Technischen Redakteuren an der Technischen Dokumentation arbeiten, sollte mitverfolgt werden können, wer was gemacht hat.
  • Es können Benutzern Aufgaben zugeteilt werden. Im Zusammenhang mit einem Workflow sollte es möglich sein, anderen Nutzern mitzuteilen, wann etwas getan werden muss.
  • Die Produktion der Ausgabemedien kann zentral gesteuert werden. Gerade wenn Technische Dokumentation an unterschiedlichen Orten mit unterschiedlichen Gruppen erstellt wird, kann mit einem zentralisierten Produktionsprozess dafür gesorgt werden, dass ein konsistentes Erscheinungsbild gewahrt bleibt.

Neben diesen allgemeinen Vorteilen, die ein Content-Management-System bietet, eignen sich Content-Management-Systeme inbesondere für DITA, da einige Anwendungsfälle nicht von DITA selbst unterstützt werden, sodass auf externe Hilfe in Form eines Content-Management-Systems zurückgegriffen werden muss. DITA benötigt insbesondere in folgenden Fällen die Unterstützung eines Content-Management-Systems:

  • Verwaltung mehrerer Sprachen. DITA ist nicht multilingual, das heißt, DITA besitzt keine Strukturen und Konzepte zur Verwaltung mehrerer Sprachen. Über ein Content-Management-System und ein Translation Memory System können solche Strukturen eingeführt werden.
  • Verwaltung mehrerer Versionen. DITA hat keine Strukturen zur Verwaltung mehrerer Versionen von Topics und Maps. Auch hier muss eine Verwaltung durch ein externes System unterstützt werden.
  • Verwaltung mehrerer Varianten. Ähnlich wie bei der Verwaltung mehrerer Versionen besitzt DITA keine implizite Struktur zur Verwaltung mehrerer Varianten von Topics und Maps.
  • Realisierung eines Workflows. DITA bietet von sich aus keine Möglichkeiten für die Unterstützung eines Workflows. Gerade bei der Wiederverwendung von Topics oder einzelner Elemente aus Topics ist eine Unterstützung der Prozesse bei der Produktion und Verwaltung notwendig.

  

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